一份好的商業(yè)需求分析，可以引導(dǎo)你對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行更加深入地理解，它會(huì)幫助你打破砂鍋問(wèn)到底，讓你挖出每個(gè)人都同意的、詳細(xì)的、明確的要求?！　?/p>

　　文/美國(guó)Mind Tools 有限公司　譯/郎佐群，杭州萬(wàn)峰進(jìn)出口有限公司總經(jīng)理

　　沒(méi)有客戶(hù)抱怨過(guò)你所發(fā)的貨不是他所訂購(gòu)的東西?有沒(méi)有人在你執(zhí)行一個(gè)完全可以順利交付的項(xiàng)目中途改變了主意?你是否碰到過(guò)面對(duì)多客戶(hù)端不同要求的矛盾?你有沒(méi)有在自己剛剛認(rèn)為已經(jīng)完成產(chǎn)品的時(shí)候收到客戶(hù)新的要求?

　　不管是公司的每項(xiàng)新活動(dòng)、企業(yè)的每個(gè)新產(chǎn)品還是商家的每個(gè)新項(xiàng)目，都是為了針對(duì)業(yè)務(wù)的需要而策劃的。然而我們常常在投入了大量的時(shí)間和資源后，卻發(fā)現(xiàn)自己身陷設(shè)計(jì)方案與實(shí)際需要不對(duì)稱(chēng)的矛盾之中。

　　這個(gè)時(shí)候，一份集中和詳細(xì)的商業(yè)需求分析就可以幫助你規(guī)避這類(lèi)問(wèn)題。這是一個(gè)發(fā)現(xiàn)、分析、定義并記錄與某個(gè)明確的業(yè)務(wù)目標(biāo)相關(guān)要求的流程，而且運(yùn)用這個(gè)流程你可以清晰、精確地對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行定義，這樣你就可以評(píng)估需要完成此項(xiàng)目所需的時(shí)間和資源。

　　記住，一份好的商業(yè)需求分析可以引導(dǎo)你對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行更加深入地理解，它會(huì)幫助你打破砂鍋問(wèn)到底，讓你挖出每個(gè)人都同意的、詳細(xì)的、明確的要求。更為重要的是，與其等待一切都木已成舟時(shí)再來(lái)修改，不如趁著在分析階段找出問(wèn)題并及時(shí)修補(bǔ)來(lái)得更加經(jīng)濟(jì)。

　　許多組織已經(jīng)建立了流程和方法來(lái)進(jìn)行商業(yè)需求分析,而且這些流程和方法也許已經(jīng)被組織和行業(yè)所優(yōu)化了。如果已經(jīng)有了，那就大加利用吧!但是，請(qǐng)確保你同時(shí)還會(huì)考慮下列幾個(gè)方面。

　　步驟1:確認(rèn)關(guān)鍵利益相關(guān)者

　　首先，需要確認(rèn)誰(shuí)將是受到項(xiàng)目影響的關(guān)鍵人物。這可以通過(guò)明確誰(shuí)是項(xiàng)目發(fā)起人入手，這個(gè)人可以是內(nèi)部顧客也可以是外部顧客，但不管是哪個(gè)，你都有必要了解誰(shuí)將對(duì)項(xiàng)目展開(kāi)的范圍有最終的發(fā)言權(quán)，一個(gè)項(xiàng)目的利益相關(guān)者眾多，并不只有掏錢(qián)的才是相關(guān)者。

　　然后,確認(rèn)誰(shuí)將運(yùn)用這個(gè)方案、產(chǎn)品或服務(wù)，他們是你的終端用戶(hù)，你的項(xiàng)目是為了滿(mǎn)足他們的需求,因此你必須考慮他們的意見(jiàn)。

　　Tip:

　　確保你的清單是完整的：記住,產(chǎn)品或服務(wù)的終端客戶(hù)也許在同一個(gè)科室或部門(mén),或者也有可能會(huì)分布在您組織內(nèi)部的不同部門(mén)或?qū)蛹?jí)。

　　步驟2：抓住利益相關(guān)者的需求

　　向每一位關(guān)鍵的利益相關(guān)者、或是每一個(gè)利益相關(guān)者集體進(jìn)行提問(wèn),征求他們對(duì)于新產(chǎn)品或者新服務(wù)的要求是什么，他們期待從這個(gè)項(xiàng)目中得到什么?

　　請(qǐng)記住,每個(gè)人都是從他或她自身的角度出發(fā)來(lái)考慮這個(gè)項(xiàng)目的。你必須理解這些不同的思考角度，并把這些不同的需求進(jìn)行整合以勾畫(huà)出一幅完整的圖畫(huà)來(lái)代表此項(xiàng)目。

　　在與利益相關(guān)者面談的時(shí)候, 需要闡明此項(xiàng)目的基本范圍并對(duì)此展開(kāi)討論。否則，終端用戶(hù)也許會(huì)海闊天空地羅列出許多不同的功能，而它們根本就超出了你項(xiàng)目設(shè)計(jì)的范圍。如果用戶(hù)已經(jīng)把他們的設(shè)想談到細(xì)節(jié)處了,而最后才得知將不會(huì)予以考慮的話(huà),他們也許就會(huì)失望了，所以你必須把握主動(dòng)，控制交流的過(guò)程。

　　您可以運(yùn)用好幾種方法來(lái)理解并抓住這些要求。在此,我們提供您以下4個(gè)技巧:

　　技巧1:與每一位利益相關(guān)者或終端用戶(hù)進(jìn)行單獨(dú)的面談，這會(huì)使您了解每個(gè)人的具體看法和需要。

　　技巧2:進(jìn)行共同采訪(fǎng)或是重點(diǎn)人群采訪(fǎng)，召開(kāi)小組研討會(huì)。這會(huì)幫助您了解信息在不同的科室或部門(mén)是如何傳遞的，并確保工作的移交可以順利地進(jìn)行。

　　Tip:

　　在使用這兩個(gè)方法的時(shí)候,對(duì)于每一項(xiàng)要求保持多問(wèn)幾個(gè)“為什么”會(huì)是非常有好處的。這會(huì)幫助你消除不需要的或是不必要的要求,如此你就可以建立一份最重要的清單。

　　技巧3:運(yùn)用“使用實(shí)例”。這種以情景為背景的技巧可以幫助你以用戶(hù)的身份按部就班地將整個(gè)系統(tǒng)或流程走完。它幫助你理解系統(tǒng)或服務(wù)是如何運(yùn)作的，對(duì)于搜集功能性要求來(lái)說(shuō)，這是一項(xiàng)很好的技巧，但你也許會(huì)需要多個(gè)“使用實(shí)例”來(lái)理解整個(gè)系統(tǒng)的功能。

　　Tip:

　　對(duì)于系統(tǒng)或服務(wù)類(lèi)型相似的，你或許希望發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的使用實(shí)例，你可以通過(guò)這些實(shí)例作為你的起點(diǎn)來(lái)發(fā)展你自己的項(xiàng)目。

　　技巧4:建立一個(gè)系統(tǒng)或產(chǎn)品的模型或樣本，以便讓用戶(hù)了解最終的產(chǎn)品看上去是怎樣的。在運(yùn)用此技巧時(shí)，用戶(hù)可以闡述可行性方面的問(wèn)題，他們可以幫助識(shí)別任何不相符的問(wèn)題。你可以運(yùn)用上面的一項(xiàng)或者是多項(xiàng)技巧來(lái)對(duì)用戶(hù)的要求進(jìn)行匯總。例如,當(dāng)你面談以后已經(jīng)有了一份完整的需求清單時(shí),你那時(shí)可以建立一個(gè)系統(tǒng)或產(chǎn)品的原型。

　　步驟3:對(duì)需求進(jìn)行歸類(lèi)

　　為了讓分析更加容易操作,您可以考慮將這些需求分組、歸類(lèi)為4個(gè)小組:

　　功能性需求——這些需求定義了一個(gè)產(chǎn)品、服務(wù)或解決方案從終端用戶(hù)的角度來(lái)講是如何產(chǎn)生功效的。他們描述了終端用戶(hù)會(huì)直接互動(dòng)的特性與功能。

　　操作性需求——這些需求確定了在一段時(shí)間內(nèi)為了讓產(chǎn)品或者流程必須發(fā)生功效背景下的操作。

　　技巧性需求——這些需求確定為了成功地執(zhí)行所需流程以便創(chuàng)造產(chǎn)品時(shí)必須考慮到的技術(shù)問(wèn)題。

　　過(guò)渡性需求——這些需求是為了讓新產(chǎn)品或新流程進(jìn)展順利所要的步驟。

　　步驟4:解釋并記錄需求

　　一旦你已經(jīng)把所有的需求進(jìn)行了匯總并歸類(lèi)，確定一下哪個(gè)需求是可以實(shí)現(xiàn)的,以及系統(tǒng)或產(chǎn)品是如何來(lái)實(shí)現(xiàn)這些需求的。

　　為了解釋這些需求,請(qǐng)按照下列提示執(zhí)行:

　　1.將需求進(jìn)行精細(xì)地定義——確保這些需求是:

　　(1) 不是模棱兩可或是含糊不清的;

　　(2) 表述清晰的;

　　(3) 每件事情都了解得足夠具體(項(xiàng)目的過(guò)度運(yùn)行以及其他問(wèn)題常常來(lái)自一些了解不夠，認(rèn)識(shí)得不夠或是分析得不夠);

　　(4) 與商業(yè)需要相關(guān)聯(lián);

　　(5) 清單羅列得夠具體以便建立一個(gè)工作系統(tǒng)或是產(chǎn)品設(shè)計(jì)。

　　2.對(duì)需求進(jìn)行優(yōu)先順序的排序——盡管很多需求都是很重要的，但是仍然有些要求是比其他的要求更加重要，而且預(yù)算也常常是有限的。因此，好鋼要用到刀刃上，必須確認(rèn)哪些需求是最至關(guān)重要的，以及哪些是“如果有就很好”。

　　3.對(duì)變化的影響進(jìn)行分析——進(jìn)行影響分析以確保你充分理解你的項(xiàng)目將對(duì)現(xiàn)行的流程、產(chǎn)品和人產(chǎn)生的影響。

　　4.解決矛盾問(wèn)題——與關(guān)鍵的利益相關(guān)者坐下來(lái)解決任何矛盾需求事項(xiàng)。在執(zhí)行這個(gè)步驟時(shí)，你也許會(huì)發(fā)現(xiàn)情景分析會(huì)很有幫助，因?yàn)樗鼤?huì)讓所有參與者探討如果項(xiàng)目以不同方式進(jìn)行將可能出現(xiàn)怎樣不同的“未來(lái)”。

　　5.分析可行性——確認(rèn)新產(chǎn)品或系統(tǒng)將會(huì)如何可靠和容易使用。一項(xiàng)詳細(xì)的分析可以幫助您認(rèn)清主要問(wèn)題。

　　當(dāng)你所有的事情都已經(jīng)分析好了以后,把你的重要結(jié)果和商業(yè)需要的詳細(xì)報(bào)告寫(xiě)成一份簡(jiǎn)報(bào)。將此書(shū)面報(bào)告在重要的利益相關(guān)者、終端用戶(hù)和開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)之間進(jìn)行傳閱,并要求在一個(gè)切實(shí)可行的截止日以前予以反饋。這可以幫助你解決余下的任何利益相關(guān)者之間的意見(jiàn)分歧,并能夠成為在你和利益相關(guān)者之間形成合同或協(xié)議的一部分。

　　步驟5:簽核

　　最后,確保你所得到的是關(guān)鍵利益相關(guān)者或關(guān)鍵利益相關(guān)小組代表所簽署的協(xié)議,認(rèn)為這些要求準(zhǔn)確地反映了他們的需求。這份正式的承諾將在確保項(xiàng)目不會(huì)遭遇“范圍漸變”中起到重要作用。

　　一份成功的商業(yè)需求分析的關(guān)鍵，是識(shí)別新系統(tǒng)或新產(chǎn)品將會(huì)對(duì)終端用戶(hù)和利益相關(guān)者做一些什么，以及了解他們需要這個(gè)新系統(tǒng)或產(chǎn)品做些什么。

　　你可以運(yùn)用各種各樣的技巧匯總這些需求,但是要確保這些需求是清晰的、簡(jiǎn)潔明了的、與業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的。這個(gè)流程還將幫助你識(shí)別并解決任何早先存在沖突的需求問(wèn)題。

　　當(dāng)你完成你的分析以后,把它記錄到書(shū)面的報(bào)告中，這會(huì)成為滿(mǎn)足你的業(yè)務(wù)或者顧客所有需求的產(chǎn)品合同。