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怎樣在會議室獲得正能量?

2014/04/08 10:27     

周一的會議選在午飯后開比早晨開更好,因為所有人在周一早晨都要接受一個痛苦的事實——美好的周末已經結束,新的工作周又開始了。

文 | ROSS McCAMMON

參與會議的三大美德是:守時(不言而喻)、有序(它的另一個不太受人待見的說法是“按照日程表行事”)、充滿能量。本文主要談及的是能量,而非超級能量。

“積極向上”可以說是“能量”的代名詞。傳統(tǒng)觀念中,調節(jié)氣氛的舉措包括以下幾條:充滿激情地來句“你好”“Dave,來一杯咖啡怎么樣”“不要咖啡?!那么,來個煎餅行不行?”“還是不要?!那咱們擊個掌吧”。

開宗明義地說,在會議中激發(fā)活力是一件需要掌握分寸的事情。興奮過頭,會讓人認為你像海綿寶寶那樣怪誕;而如果慵懶松散,則會讓人覺得你像八爪章魚一樣無聊(注意:如果你年齡超過了11歲,千萬不要在會議溝通中引用任何《海綿寶寶》動畫片中的內容)。

積極的能量通常來自對會議任務的嚴肅、認真,反之,嚴肅、認真的態(tài)度也能夠為會議注入活力。但其中最關鍵的是要把握好度,不要熱情似火也不能死氣沉沉,而是因勢而變、恰到好處。社交發(fā)現(xiàn)平臺Tagged聯(lián)合創(chuàng)始人及CEO Greg Tseng坦率地表示:“如果在閱讀某本管理書籍后就照本宣科地執(zhí)行,是非常愚蠢的行為。”

所以,你不能亦步亦趨地學習任何教科書提供的內容(包括本專欄所著)。很多管理類專著都分享了激勵員工的相關知識,但沒有任何一本書對激勵過程中的適度性提出過指導性意見。因此,盡管你可能擺脫了教條式宣講的書呆子角色,卻又陷入略顯浮夸的境地。如果你不斷大笑,四處找人擊掌相慶,看上去也不像身處會議室中——這種態(tài)度會讓人覺得你正處在另一個更加快樂、充滿歡聲笑語的休閑場所。

過度興奮忽略了會議的另一個原則,而且也同樣不受人歡迎。明尼蘇達大學Duluth分校心理學副教授Alexandra Luong以工作場所的情感表達為研究方向,據(jù)她透露:“研究表明,人們都不喜歡出席會議。”(注意:你對會議的討厭態(tài)度有科學研究為證。)

Luong給出了一個有效建議:“確保所交流的對象知道自己正身處一場會議討論中。”這一點,用“在場性”這個詞表達頗為確切,它需要與會者給出一些信號表明自己正在傾聽,而其中最激勵人心的莫過于參會者與演說者進行眼神交流。

看起來有些咄咄逼人,但在會議中通常不得不如此。因為每次會議都有重要任務。致辭者需要被鼓勵,但同時也需要隨時準備回答各種略帶挑戰(zhàn)性的問題,所有與會者都需要專注于會議內容。聽起來似乎會帶來一些摩擦,但與如同木偶般鼓掌響應相比,這種方式更能夠激活能量。

這需要眼神交流以及對發(fā)言者的尊重。如果與會者表示聽不清,那么應該有人(通常是助理)輕叩桌子示意大家安靜,以便讓每個人都能夠獲悉發(fā)言內容。通過種種方式幫助一些人,將有助于你樹立平易近人及值得信賴的形象。你可以在確立自身權威性的同時也給人留下彬彬有禮的印象。

但與下面的內容相比,這些都是小事情。在會場中發(fā)生的爭執(zhí)、喧囂等都是微觀層面的,而達成共識并激發(fā)員工從此上下一心,才是會議的宏大命題。對會議情境的設定與會議議題的確立同樣重要。個性化新聞聚合應用Zite的CEO Mark Johnson在與我們談論這個話題時說:“周一的會議選在午飯后召開比早晨更好,因為所有人在周一早晨都要接受一個痛苦的事實,那就是美好的周末已經結束,新的工作周又開始了。”雖然這個建議看起來非常簡單,但確實非常有效。Johnson曾多次召集會議,對會議舉行的時間、環(huán)境布置等擁有豐富的實踐經驗,最終發(fā)現(xiàn),相比于挖空心思考慮采用哪些方法,或者準備何種點心來激勵員工集中注意力,時間的選擇更為重要。

還有一些值得留意的方面也有助于激發(fā)會議室活力。

會議應如期開始、按時結束。

態(tài)度要有張有弛。某些時候可以采用非常激進的語調,但不能一直讓人緊繃著神經,要注意適度放松。

在會議召開之前要讓與會者清楚地知道會議議題內容,以便提前做好準備工作。

周會盡量不要在周一早晨8點或周五下午5點召開。(為什么創(chuàng)業(yè)公司經常在這兩個時間點開會?)

周五召開的會議,通常伴隨著飲料、啤酒以及其他酒精飲品——在會議中飲酒是一把雙刃劍。酒精是創(chuàng)造積極、樂觀氛圍的高手,但有些時候,它卻產生了適得其反的作用。而且,喝得醉醺醺的人很難做出正確的決定——這是會議最大的不利因素。飲酒很難為工作帶來更高效率,但可以更好地交流感情,所以我認為只有聯(lián)誼會才可以飲酒。

這聽起來有些令人沮喪,但這就是我們必須完成的工作,所以,行動起來吧!

會議發(fā)言的關鍵技巧

在會議上鼓舞士氣,第一條準則是:不要用力過猛,矯枉過正。

當然,也不要蜻蜓點水如隔靴搔癢。

通過眼神接觸、點頭示意或微笑,充滿激情地表達感情,當會議進入僵局時,應及時響應并積極推進。

超級能量源自擊掌、握拳等打氣舉動,有時候還會伴隨躍上或跳下辦公桌。

把你希望能立刻落地執(zhí)行的事情放在第一條。注意小字體的使用。最多使用一次感嘆號。

如果你發(fā)現(xiàn)某本管理書籍中有關激活會議室氛圍的方案,請注意只能以此作為參考,而不可以完全套用其行為。

就算你從YouTube上看到了一些有價值的提升會議質量的點子,也不可完全照搬。

如果你從YouTube上欣賞到了電影《Glengarry Glen Ross》的某些片段(講述某房地產營銷公司的員工們在慘淡的市場環(huán)境下,如何運用各種忽悠手段售賣房屋的故事,片中充斥著各種打了雞血式的鼓舞士氣的橋段),工作中可千萬要注意摒棄他們的做法,尤其要杜絕Alec Baldwin的行事作風(片中推銷大師的飾演者,通過尖酸刻薄的語言令與會者無地自容)。

組織者既不應扮演調停人的角色,也不應是一位滔滔不絕的演說者,而應是形成決策,尋求解決方案的推動者,同時也是各類爽口點心的提供者。

對組織者的最后一條建議是:甜甜圈這些小點心的價值通常被嚴重低估了。 (譯 | 寒雨)

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